e-Factura pentru clinici și cabinete medicale: ce să știți

e-Factura la o clinică medicală înseamnă, în primul rând, că facturile emise către firme se transmit în sistemul RO e-Factura în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere. Pentru pacienții persoane fizice, regula generală de transmitere se aplică din 2025, dar serviciile medicale scutite de TVA fără drept de deducere beneficiază de excepții care depind de situația fiecărei clinici. Mai jos găsiți ce am verificat în legislație la data scrierii, ce s-a schimbat în 2026 și cum arată fluxul practic de la programare la factura din SPV.

Important: acest articol nu este consultanță fiscală. Regulile e-Factura s-au schimbat de mai multe ori din 2024 încoace și se pot schimba din nou. Verificați cu contabilul clinicii cum se aplică fiecare regulă serviciilor voastre înainte să schimbați ceva în modul de facturare.

Ce este RO e-Factura pentru o clinică medicală

RO e-Factura este sistemul național prin care facturile se transmit electronic, în format XML structurat, către ANAF. Factura ajunge în Spațiul Privat Virtual (SPV) al emitentului și, în relația dintre firme, și în cel al clientului. Cadrul principal este Ordonanța de urgență nr. 120/2021, modificată de mai multe ori, împreună cu articolul 319 din Codul fiscal, care spune când trebuie emisă o factură.

Pentru o clinică sau un cabinet medical, întrebarea practică nu este „ce este e-Factura”, ci „care dintre facturile mele trebuie transmise și până când”. Răspunsul depinde de trei lucruri:

• cine este clientul: o firmă (B2B), o instituție publică (B2G) sau un pacient persoană fizică (B2C);
• ce fel de serviciu facturați: servicii medicale scutite de TVA sau servicii taxabile, cum sunt unele proceduri estetice ori produsele vândute în cabinet;
• cum se identifică fiscal clinica: cu cod de identificare fiscală (CUI/CIF) sau, mai rar, cu CNP.

e-Factura pentru cabinet medical: facturile către firme

Facturile între două persoane impozabile stabilite în România se transmit obligatoriu în RO e-Factura din 1 iulie 2024. La o clinică, asta acoperă de obicei:

• contractele de medicina muncii cu firme;
• abonamentele medicale plătite de angajator;
• serviciile decontate de asigurători privați, când factura se emite către asigurător;
• colaborările cu alte clinici sau laboratoare.

Faptul că serviciile medicale sunt scutite de TVA nu scoate, în sine, factura către o firmă din e-Factura. Excepțiile prezentate de ANAF pentru relația B2B privesc bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, operațiunile din afara sferei TVA pentru care nu există obligația emiterii facturii și livrările intracomunitare cu cod de TVA din alt stat membru. O factură emisă către o firmă pentru un serviciu medical scutit intră, ca regulă, în sistem. Confirmați însă cu contabilul pentru fiecare tip de contract.

Facturile către instituții publice (B2G) au propriile reguli și se transmit electronic de mai mult timp. Dacă aveți contracte cu spitale publice sau alte instituții, discutați separat cu contabilul.

RO e-Factura B2C la servicii medicale: facturile către pacienți

Din 1 ianuarie 2025, persoanele impozabile stabilite în România au obligația să transmită în RO e-Factura și facturile emise către persoane fizice. Sancțiunile pentru netransmitere se aplică din 1 iulie 2025. Factura se trimite în continuare și pacientului, ca până acum.

Pentru clinici, partea importantă este legătura cu scutirea de TVA. Serviciile medicale de îngrijire sunt, de regulă, operațiuni scutite fără drept de deducere, conform art. 292 din Codul fiscal. Pentru aceste operațiuni, Codul fiscal nu obligă la emiterea unei facturi, iar mai multe surse de specialitate consultate de noi concluzionează că, dacă nu există obligația emiterii facturii, nu există nici obligația transmiterii ei în RO e-Factura. În practică, multe clinici le dau pacienților bon fiscal sau chitanță, iar factura doar la cerere.

Situația devine mai puțin clară în câteva cazuri, pe care sursele le tratează diferit:

• Pacientul cere factură. Unele surse susțin că, odată emisă la cererea pacientului, factura trebuie transmisă în sistem. Altele consideră că rămâne exceptată, pentru că operațiunea este scutită. Aici aveți nevoie de poziția contabilului.
• Bon fiscal urmat de factură. Bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate nu se transmit. Dacă la cerere emiteți și o factură pentru același bon, procedura de transmitere are reguli proprii.
• Servicii mixte. Dacă vindeți și servicii sau produse taxabile (de exemplu proceduri pur estetice, cosmetice, suplimente), acelea nu beneficiază de scutirea pentru îngrijiri medicale. Facturile pentru ele intră în regula generală.

Pe scurt: nu presupuneți că „medical” înseamnă automat „fără e-Factura”. Scutirea se judecă pe fiecare serviciu, nu pe domeniul de activitate.

CNP sau 13 cifre de zero pe factură

Conform OUG nr. 120/2021, în forma modificată prin Legea nr. 88/2026, o persoană fizică care nu se identifică prin niciun cod de identificare fiscală sau care alege să se identifice prin CNP este tratată ca tranzacție B2C. Dacă pacientul nu oferă niciun cod, factura se emite cu un cod format din 13 cifre de zero în locul codului de identificare fiscală:

0000000000000

Pentru o clinică, asta are și o latură de protecție a datelor. CNP-ul este un număr de identificare națională, pentru care legislația privind protecția datelor are reguli speciale, iar GDPR vă cere oricum să colectați doar datele de care aveți nevoie. Dacă pacientul nu vrea să își treacă CNP-ul pe factură, codul cu 13 cifre de zero este soluția prevăzută de lege. Detalii despre ce date colectați și cu ce temei găsiți în ghidul despre consimțământul GDPR în clinica medicală.

Ce s-a schimbat în 2026

Două acte normative au modificat regulile în 2026. Le rezumăm doar în măsura în care le-am putut verifica:

• Termenul de transmitere. Prin OUG nr. 89/2025, de la 1 ianuarie 2026 factura se transmite în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere, nu 5 zile calendaristice ca înainte. Același termen se aplică și facturilor B2C.
• Legea nr. 88/2026, publicată în Monitorul Oficial nr. 459 din 29 mai 2026 și aplicabilă de la 1 iunie 2026, a adus mai multe schimbări:
  • furnizorii care se identifică fiscal prin CNP nu mai au obligația să folosească RO e-Factura, dar pot opta pentru el, înscriindu-se în Registrul RO e-Factura opțional;
  • vânzările către o persoană fizică înscrisă în Registrul RO e-Factura opțional nu mai sunt tratate ca B2C;
  • regula cu 13 cifre de zero pentru pacienții care nu se identifică a rămas în lege.

Majoritatea clinicilor și cabinetelor medicale se identifică fiscal prin cod de identificare fiscală, nu prin CNP, așa că scutirea pentru furnizorii identificați prin CNP probabil nu vi se aplică. Dacă lucrați ca persoană fizică autorizată sau în altă formă, întrebați contabilul cum vă identificați fiscal și ce înseamnă asta pentru voi.

Termene și amenzi pentru e-Factura la clinica medicală

Amenzile pentru depășirea termenului sau netransmitere, așa cum apar în materialele ANAF, depind de mărimea contribuabilului: de la 1.000 la 2.500 de lei pentru contribuabilii mici, de la 2.500 la 5.000 de lei pentru cei mijlocii și de la 5.000 la 10.000 de lei pentru contribuabilii mari. În relația B2B, nefacturarea electronică se poate sancționa cu o amendă egală cu 15% din valoarea facturii. Verificați cuantumul actual cu contabilul, pentru că și acesta s-a modificat în timp.

Fluxul practic: de la programare la factura din SPV

Cele mai multe greșeli de e-Factura la clinici nu vin din necunoașterea legii, ci din copierea manuală a datelor: numele pacientului scris greșit, serviciul trecut sub alt cod, factura emisă de două ori sau uitată. Fluxul care reduce aceste riscuri arată așa:

1. Programarea conține deja datele. Pacientul, serviciul și prețul sunt în programare din momentul rezervării.
2. La finalul vizitei se înregistrează încasarea. Recepția marchează serviciile efectiv efectuate.
3. Factura se emite din programare. Datele pacientului și serviciile sunt preluate automat în programul de facturare, pe seria configurată.
4. Programul de facturare transmite factura în SPV. SmartBill și Oblio pot trimite facturile în RO e-Factura, manual sau automat, în funcție de setările și abonamentul contului vostru.
5. Contabilul verifică starea în SPV. Facturile respinse se corectează și se retransmit în termen.

În Sanostory Clinic, pașii 1–3 sunt acoperiți de modulul de facturare SmartBill și Oblio. Conectați contul de SmartBill sau Oblio pe care îl folosiți deja, iar la finalul vizitei recepția emite factura cu serviciile efectuate direct din programare. Datele pacientului și serviciile sunt completate automat, puteți folosi serii separate pe locații sau firme, iar factura rămâne legată de plată și de programare, deci apare corect în rapoartele financiare. Transmiterea în SPV o face apoi programul de facturare, conform setărilor contului vostru.

Pe pagina de integrări vedeți ce date circulă exact între Sanostory, SmartBill și Oblio.

Câteva reguli de lucru la recepție

• Stabiliți o regulă pentru CNP. Recepția întreabă pacientul dacă vrea factură și dacă își dă CNP-ul. Dacă nu, se folosesc cele 13 cifre de zero.
• Separați serviciile taxabile. În nomenclatorul de servicii, marcați clar ce este scutit și ce este taxabil, ca să nu decidă recepția pe loc.
• Datele firmei se cer la programare. Pentru medicina muncii și abonamente, CUI-ul firmei trebuie să existe înainte de factură, nu după.
• Verificați zilnic facturile respinse. Un XML respins nu înseamnă factură transmisă, iar termenul curge.

Ce verificați cu contabilul

Înainte să schimbați fluxul de facturare, programați o discuție scurtă cu contabilul și luați lista de mai jos:

• Care dintre serviciile noastre sunt scutite fără drept de deducere conform art. 292 și care sunt taxabile?
• Când un pacient cere factură pentru un serviciu scutit, o transmitem în RO e-Factura sau nu?
• Cum procedăm când emitem factură pentru un bon fiscal deja tipărit?
• Ce facem dacă pacientul este înscris în Registrul RO e-Factura opțional?
• Ce serii de facturare folosim pe fiecare locație sau firmă?
• Cine verifică în SPV facturile respinse și cât de des?

Scrieți răspunsurile într-o procedură internă de o pagină și puneți-o la recepție. Când se schimbă legea, actualizați procedura, nu memoria oamenilor.

Pasul următor

Dacă emiteți deja facturi în SmartBill sau Oblio și le copiați manual din agendă, primul câștig este să le emiteți direct din programare. Pentru cabinetele mici, care încă își aleg aplicația, ghidul despre programul pentru cabinet medical individual explică ce să cereți furnizorului despre facturare.

Vreți să vedeți cum arată facturarea din programare pentru clinica voastră? Programați un demo de 30 de minute. Vă arătăm fluxul complet, de la programarea pacientului la factura emisă în contul vostru de SmartBill sau Oblio.