Programări online medicale: avantaje și implementare

Programările online medicale înseamnă că pacientul își alege singur, de pe site sau de pe telefon, serviciul, medicul și ora dintr-un calendar cu sloturi libere reale, iar programarea apare imediat în agenda clinicii. Pentru pacienți, avantajul principal este că se pot programa oricând, fără telefon. Pentru cabinet, avantajul este mai puțin timp pierdut la telefon, mai puține erori și mai puține sloturi goale. Mai jos găsiți avantajele pe larg și un ghid pas cu pas de implementare.

Avantajele pentru pacienți

Pacienții aleg tot mai des clinica la care se pot programa cel mai simplu. Iată ce câștigă concret când au la dispoziție programări online:

• Se programează oricând. Mulți oameni caută un medic seara sau în weekend, când recepția este închisă. Cu programare online nu mai trebuie să rețină să sune a doua zi.
• Văd singuri ce este liber. Nu mai stau la telefon cât recepția caută o oră, ci compară zilele și aleg ce li se potrivește.
• Aleg medicul în cunoștință de cauză. Profilul medicului, specialitatea, serviciile și recenziile îi ajută să decidă înainte de programare.
• Primesc totul în scris. Confirmarea cu data, ora, adresa și ce trebuie să aducă ajunge imediat pe email sau SMS, iar reminderul vine înainte de vizită.
• Reprogramează sau anulează fără efort. Dintr-un link, fără să explice la telefon de ce nu mai pot ajunge.
• Pregătesc vizita din timp. Pot încărca analizele sau scrisorile medicale înainte de consultație și pot plăti online, acolo unde clinica oferă această opțiune.
• Pot alege consultația video. Pentru controale sau interpretarea analizelor, unde clinica oferă consultații online, pacientul nu mai trebuie să se deplaseze.

Pentru pacienții care preferă telefonul, nimic nu se schimbă: programarea online este o opțiune în plus, nu un înlocuitor al recepției.

Avantajele pentru cabinet și clinică

• Mai puține apeluri pentru programări simple. Recepția are mai mult timp pentru pacienții din fața ei și pentru cazurile care cer cu adevărat o discuție.
• Fără suprapuneri. Sloturile sunt generate din programul medicului și din durata serviciului; un slot ocupat dispare de pe site.
• Mai puține neprezentări. Confirmarea automată, reminderul și reprogramarea ușoară transformă o parte din absențe în anulări din timp, iar slotul poate fi oferit altcuiva.
• Programări în afara programului. Cererile de seară și din weekend nu se mai pierd.
• Date clare. Vedeți câte programări vin online, pe ce medici și servicii, câte se anulează și când.

Rezultatele depind de clinică, dar pot fi vizibile. La Centrul Medical Apolo, după lansarea site-ului nou cu programări online, programările online au crescut cu 93%, rata de prezentare cu 23%, iar munca recepției a scăzut cu 22%.

Cum implementați programările online, pas cu pas

1. Stabiliți programul medicilor

Pentru fiecare medic, notați zilele și intervalele în care lucrează, pe fiecare locație, plus pauzele. Hotărâți dacă toate orele sunt deschise online sau păstrați câteva sloturi pentru urgențe și pentru programările făcute la telefon. Programul trebuie să fie ușor de modificat de medic sau de recepție, inclusiv pentru concedii și zile libere.

2. Definiți serviciile și duratele

Faceți lista serviciilor care se pot programa online, cu durată realistă pentru fiecare: consultație inițială, control, ecografie, procedură. Durata greșită este cea mai frecventă cauză a întârzierilor. Pentru fiecare serviciu decideți și dacă se face la cabinet sau online și dacă se plătește la programare. Serviciile care cer triaj sau pregătire specială pot rămâne doar la telefon.

3. Scrieți regulile de anulare

Până când se poate anula sau reprograma online? Ce se întâmplă cu un pacient care nu vine de două ori? Se cere avans pentru procedurile lungi? Regulile trebuie să fie scurte, publicate pe site și repetate în confirmare. Despre detaliile acestor reguli am scris în articolul despre cum reduceți neprezentările la programări.

4. Configurați confirmările și reminderele

Pacientul trebuie să primească o confirmare imediat după programare și un reminder înainte de vizită, de obicei cu o zi înainte, prin SMS sau email. Textul trebuie să includă data, ora, medicul, adresa, ce să aducă și linkul pentru reprogramare. Alegeți un sistem care trimite aceste mesaje automat, după reguli pe care le stabiliți voi, ca recepția să nu le scrie manual.

5. Conectați programarea la site

Butonul de programare trebuie să fie vizibil pe fiecare pagină importantă: pagina principală, paginile de servicii și profilul fiecărui medic. Ideal, de pe pagina unui medic pacientul ajunge direct la calendarul lui. Adăugați linkul de programare și pe profilul Google Business al clinicii. Dacă site-ul actual nu permite asta, un website medical conectat la programări rezolvă problema de la bază.

6. Instruiți recepția

Recepția trebuie să lucreze din același calendar ca site-ul, altfel apar suprapunerile. Arătați-le cum recunosc programările venite online, cum reprogramează un pacient, cum blochează un slot și ce fac când un pacient sună să confirme. O oră de instruire practică pe cazuri reale face mai mult decât un manual.

7. Anunțați pacienții

Pacienții nu vor folosi o opțiune despre care nu știu. Spuneți-le:

• la telefon, la finalul fiecărei programări: „data viitoare vă puteți programa și de pe site”;
• la recepție, printr-un afiș cu un cod QR către pagina de programare;
• în emailurile și SMS-urile de confirmare;
• pe paginile de social media și pe profilul Google al clinicii;
• în semnătura de email a echipei.

Ce urmăriți după lansare

În primele două-trei luni, urmăriți lunar câteva cifre simple:

• ce parte din programări vine online, comparativ cu telefonul și recepția;
• câte programări se anulează și cu cât timp înainte;
• rata de prezentare, pe medic și pe serviciu;
• serviciile și orele cele mai căutate online;
• ce spun pacienții despre programare în feedbackul de după vizită.

Ajustați apoi programul, duratele sau regulile. Dacă vedeți multe programări seara, poate merită un interval de după-amiază în plus. Dacă un serviciu are multe anulări, verificați dacă pacientul înțelege corect ce presupune.

Pasul următor

Programările online funcționează bine când sunt legate de programul real al medicilor, de reguli clare și de o recepție care lucrează în același sistem. Pentru detaliile formularului în sine, citiți ce trebuie să conțină un formular de programare online.

Pentru medici independenți și clinici de până la 40 de medici, Sanostory Pro include programul medicilor, sloturile generate automat, calendarul, plata online și site-ul de prezentare. Dacă vreți să vedeți cum ar arăta în cabinetul vostru, programați un demo de 30 de minute.