Programări online vs. programări la telefon și în agendă
Programările online aduc pacienți și în afara programului, scad erorile și neprezentările și eliberează recepția de apelurile repetitive. Telefonul rămâne util pentru pacienții care vor să vorbească cu cineva, iar online nu înlocuiește recepția. Cel mai bine funcționează amândouă, în același calendar.
Pe scurt
- Telefon și agendă
- Program limitat, apeluri pierdute, confirmări făcute de mână
- Programări online
- Non-stop, fără suprapuneri, cu confirmări și remindere automate
Diferențele, punct cu punct
Ce se schimbă pentru recepție, medici, pacienți și management când programările intră online.
Glisați tabelul spre stânga pentru a vedea ambele coloane.
| Criteriu | Telefon și agendă | Programări online |
|---|---|---|
| Disponibilitate | Doar cât e deschisă recepția. Seara și în weekend, pacienții dau de robot sau de un telefon care sună în gol. | Non-stop, 24/7, din programul real al medicilor. Pacientul vede doar orele chiar libere. |
| Timpul recepției | Fiecare programare înseamnă un apel, căutare în agendă și datele pacientului notate de mână. | Pacientul își completează singur datele. Recepția doar vede programarea în calendar. |
| Erori și suprapuneri | Nume sau numere scrise greșit, aceeași oră dată la doi pacienți, agenda și calculatorul care nu se potrivesc. | Un slot ocupat dispare imediat de pe site. Nu se pot face două programări la aceeași oră la același medic. |
| Confirmări și remindere | Recepția sună pacienții cu o zi înainte, dacă are timp și dacă aceștia răspund. | Confirmarea pleacă automat. Reminderele SMS sunt disponibile la cerere în Sanostory Pro și ca modul în Sanostory Clinic. |
| Reprogramări | Încă un apel, încă o căutare în agendă, încă o ștersătură. | Programarea se mută din calendar, cu istoricul păstrat. În Sanostory Clinic, pacientul se poate reprograma singur din portal. |
| Neprezentări | Pacientul uită, nu anunță, iar slotul rămâne gol fără ca cineva să mai poată fi chemat. | Reminderele și plata online la programare, pentru serviciile alese de voi, îi fac pe pacienți să vină sau să anunțe din timp. |
| Date pentru management | Câte programări au venit, de unde și câte s-au pierdut se află greu, din agendă sau din Excel. | Fiecare programare are status și istoric. În Sanostory Clinic vedeți statistici pe medic, serviciu și locație. |
| Experiența pacientului | Linie ocupată, așteptare, „vă sunăm înapoi”. Pentru unii pacienți, însă, o voce la telefon contează. | Alege medicul și ora de pe telefon, în ritmul lui, și primește confirmarea în scris. |
| Costul ascuns al apelurilor pierdute | Un apel nepreluat poate fi un pacient care se programează la altă clinică. Nu apare în nicio statistică. | Cererea nu se mai pierde când recepția e ocupată. Pacientul se programează oricând, fără să aștepte. |
Cum arată o zi la recepție
Aceeași zi dintr-o clinică, întâi cu telefonul și agenda, apoi cu programările online în același calendar. Un exemplu, nu o promisiune, dar situațiile le veți recunoaște.
Cu telefonul și agenda
-
Recepția ascultă mesajele lăsate peste noapte și începe să sune înapoi, în timp ce primii pacienți intră pe ușă.
-
Un pacient sună cât timp recepția vorbește pe altă linie. Nu mai revine.
-
Doi pacienți au aceeași oră la același medic: unul notat în agendă, altul pe un bilețel.
-
Recepția sună pacienții de mâine ca să confirme. Mulți nu răspund.
-
Un pacient nu vine. Slotul rămâne gol.
-
Clinica s-a închis. Cine caută acum un medic se programează în altă parte.
Cu programările online
-
Programările făcute aseară și azi-noapte sunt deja în calendar, cu datele completate de pacienți.
-
Telefonul sună pentru întrebări și pentru pacienții care preferă să vorbească. Ceilalți s-au programat singuri.
-
Ora aleasă de un pacient a dispărut de pe site în clipa în care a fost rezervată.
-
Reminderele pentru mâine au plecat automat. Recepția sună doar pacienții care au nevoie de ceva anume.
-
O anulare de dimineață a eliberat un loc, care a reapărut pe site și a fost ales de alt pacient.
-
Clinica s-a închis, dar programările continuă din programul medicilor.
Ce s-a schimbat la clinicile care au trecut online
Rezultate măsurate după lansarea unui website nou, conectat la programările online Sanostory.
Telefonul nu dispare, doar sună pentru ce contează
Nu vă cerem să renunțați la telefon. Programările de la telefon intră în același calendar ca cele de pe site, așa că recepția lucrează într-un singur loc, iar orele libere sunt corecte pentru toată lumea.
Pentru ce rămâne util telefonul
- Pacienții în vârstă sau cei care vor să întrebe ceva înainte
- Urgențele și situațiile care cer o decizie pe loc
- Serviciile la care recepția trebuie să afle detalii înainte de programare
Întrebări despre programările online
Nu găsiți răspunsul? Scrieți-ne la contact@sanostory.ro sau sunați la 0750 447 718.
Pacienții în vârstă se vor programa online?
Unii da, alții nu, și e în regulă. Telefonul rămâne deschis, iar recepția introduce programarea în același calendar în care intră și cele de pe site. Astfel nu există două agende și nici suprapuneri.
Mai avem nevoie de recepție dacă avem programări online?
Da. Programările online nu înlocuiesc recepția, ci îi iau munca repetitivă: apelurile pentru o oră liberă, confirmările și reprogramările simple. Recepția are mai mult timp pentru pacienții din fața ei și pentru cei care chiar au nevoie să vorbească cu cineva.
Cum reduc programările online neprezentările?
Prin confirmare scrisă, remindere înainte de vizită și, pentru serviciile alese de voi, plată online la programare. La Clinica Ștefarimed, rata de prezentare a crescut cu 21% după lansarea programărilor online Sanostory.
Putem folosi programările online cu site-ul pe care îl avem deja?
Da. Formularul de programare se conectează la site-ul existent. În Sanostory Pro puteți primi și un site de prezentare inclus, iar în Sanostory Clinic programările se integrează cu site-ul clinicii.
Vedeți cum s-ar programa pacienții voștri online
Într-un demo de 30 de minute vă arătăm programarea de pe site, confirmarea, reminderul și calendarul recepției, configurate pentru o clinică ca a voastră.